En esta época del año las compañías se alistan para realizar su asamblea anual de accionistas, sesión ordinaria que de acuerdo con la legislación colombiana debe realizarse antes del 31 de marzo. De la manera como se prepare la asamblea, pueden verse impactados tanto el ejercicio empresarial como la reputación de las empresas.
Las asambleas no sólo son el marco para evaluar el desempeño de las empresas en el curso del último año y definir su futuro sino también son el principal escenario de interacción entre la administración y su principal grupo de interés: los accionistas. Por lo anterior, el manejo de las asambleas puede considerarse como un ejercicio de comunicación estratégica que, de ser efectivo, arroja como resultado el aval para que las administraciones emprendan cualquier movida empresarial.
La asamblea de accionistas es un espacio en el que la comunicación es un factor determinante para crear fuertes vínculos y generar confianza entre sus miembros. Conozca las recomendaciones para lograr este propósito.
El encuentro anual con accionistas también suele ser una prueba de fuego para las administraciones de las empresas, en la medida que son un escenario muy propenso a los conflictos. Para que este no sea su caso, le recomendamos tener en cuenta los siguientes aspectos que contribuyen a lograr una comunicación más asertiva en las asambleas de accionistas:
- Planeación detallada: con antelación al evento, se debe asignar roles a los miembros del equipo directivo encargados de hacer las distintas intervenciones, eligiendo la forma más clara de presentar los resultados, y anticipando las consultas previsibles para buscar el apoyo de la mayoría. Así mismo, es importante precisar cómo se abordarán los temas más sensibles para evitar los debates bizantinos que pueden enrarecer el ambiente y afectar el desarrollo de la asamblea.
- Conectar con la audiencia: evite el error común de convertir la asamblea en un monólogo de rendición de cuentas. Ejercite la empatía y póngase en los zapatos de sus accionistas, contemplando las diferencias. Un accionista mayoritario –que seguramente cuenta con un portafolio de inversiones variado y que está familiarizado con conceptos como fusiones, adquisiciones, capitalizaciones, reinversiones y reservas– es muy distinto del accionista minoritario que espera con ansiedad el rédito de su inversión, con la esperanza de que distribuyan dividendos para salir de deudas o para costear gastos imprevistos.
- Transparencia en la comunicación: los accionistas agradecen la claridad y la honestidad. Proporcionar información clara, precisa y actualizada le facilitará a la administración la obtención del voto de confianza de los accionistas, el cual es fundamental para conseguir el apoyo a las iniciativas empresariales, al tiempo que reducirá la probabilidad de que surjan escenarios adversos.
- Use un lenguaje sencillo: aunque el uso de tecnicismos puede asociarse con un amplio dominio de un tema, usualmente estos términos generan confusión. Conviene usar un lenguaje sencillo y comprensible para todos los asistentes.
Conseguir el consenso de los accionistas en favor de la estrategia empresarial y proteger la reputación de la empresa durante las asambleas anuales de accionistas requiere preparación, transparencia, profesionalismo y buenas habilidades comunicativas para preservar la confianza.
